Konferencja na Mazurach dla 200 osób – jak połączyć część biznesową z atrakcjami dla uczestników?
Duże wydarzenie firmowe wymaga czegoś więcej niż rezerwacji sali. Przy grupie liczącej nawet 200 osób trzeba zaplanować przepływ uczestników, przerwy, gastronomię, noclegi oraz program po części merytorycznej. Co więcej, konferencja na Mazurach dla 200 osób może wykorzystać naturalne otoczenie – od pracy w mniejszych zespołach po integrację nad jeziorem.
Konferencja firmowa nad jeziorem
Punktem wyjścia powinien być cel spotkania. Inaczej projektuje się konferencję firmową z prezentacjami i panelem dyskusyjnym, inaczej szkolenie warsztatowe, a jeszcze inaczej spotkanie sprzedażowe połączone z integracją.
Przy dużej grupie warto ustalić, czy wszyscy pracują wspólnie, czy część programu odbędzie się równolegle. Jabłoń Lake Resort dysponuje salami konferencyjnymi od 30 do 150 m². Największa przestrzeń łączy się z namiotem z rozsuwanymi ścianami, który może pełnić funkcję dodatkowej strefy wydarzenia.
Logistyka dużej grupy już przed przyjazdem
Organizacja konferencji dla kilkuset uczestników wymaga rozpisania całej ścieżki pobytu: przyjazdu, meldowania, rozmieszczenia grup, posiłków i przejść między punktami programu.
Dlatego tak istotne jest rozważenie konferencji z noclegiem, szczególnie gdy wydarzenie trwa np. 2 lub więcej dni. Uczestnicy nie muszą wracać wieczorem do miasta ani korzystać z transportu do innego hotelu. W Jabłoni część konferencyjna, gastronomia i zakwaterowanie znajdują się w obrębie resortu. Nasza jesienna oferta wskazuje bazę noclegową do 200 osób, co ułatwia planowanie pobytu większej grupy w jednym miejscu.
Przerwa też pracuje na odbiór wydarzenia
Przy długim dniu spotkań przerwy powinny być wpisane w scenariusz równie starannie jak prelekcje. Catering musi być sprawnie wydawany i uwzględniać różne potrzeby żywieniowe. Resort deklaruje możliwość przygotowania menu z uwzględnieniem ograniczeń dietetycznych.
Po prezentacjach warto zmienić tempo
Wyjazd konferencyjny dla firm nie powinien kończyć się wraz z ostatnim slajdem. Po kilku godzinach skupienia uczestnikom przydaje się zmiana otoczenia i formy aktywności.
Na terenie Jabłoń Lake Resort znajduje się 10 ha zielonej przestrzeni, plaża, boiska i korty tenisowe. W ofercie są też wycieczki kajakowe i rowerowe, gry terenowe, warsztaty CSR oraz aktywności zespołowe.
Takie atrakcje warto dobierać do celu spotkania. Zespół pracujący wcześniej w podgrupach może zakończyć dzień zadaniem wymagającym współpracy. Grupa nastawiona na networking skorzysta bardziej na swobodnym wieczorze przy ognisku, kolacji tematycznej czy muzyce na żywo.
Konferencja dla 200-osobowej grupy
Konferencje dla dużych grup łatwo zamienić w serię wykładów, podczas których uczestnik pozostaje wyłącznie odbiorcą treści. Lepszy efekt daje mieszanie formatów: sesja wspólna, warsztaty w mniejszych zespołach, czas na networking i aktywność integracyjna.
Przy planowaniu konferencji dla 200 osób warto wcześniej uzgodnić z obiektem dokładny układ sal, możliwości podziału grup oraz wariant awaryjny na wypadek pogody. Odpowiedni hotel konferencyjny powinien wspierać organizatora także w koordynacji gastronomii i programu dodatkowego.
Jabłoń Lake Resort deklaruje opiekę event managera od etapu planowania do realizacji wydarzenia.
Biznes i integracja w jednym rytmie
Mazury pozwalają zbudować program, w którym intensywna część merytoryczna ma naturalną przeciwwagę w aktywności, odpoczynku i nieformalnych rozmowach. Przy dużym wydarzeniu liczy się spójność całego planu: od pierwszej prezentacji, przez posiłki i pracę w grupach, aż po wieczór nad jeziorem.